CARA MEMBUAT MAIL MERGE DI MS WORD 2007

     Mail merge atau surat masal adalah salah satu fasilitas di Ms Word untuk mempermudah user melakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan nama yang berbeda. Tentu hal ini akan sangat mempermudah sekali pekerjaan kita. Kita tidak perlu lagi mengetik satu persatu tujuan dan nama alamat yang dituju, cukup hanya dengan mengetik daftar nama serta alamat yang dikehendaki maka nama, alamat yang dibuat akan langsung bergabung atau merger dengan format surat tadi. Tidak hanya format surat saja kegunaan mail merge ini, Jika kita mengetik dengan format yang sama atau blanko formulir yang sama namun dengan isian yang berbeda, maka mail merge lah solusinya. Cukup buat format blangko atau formulir yang dikehendaki dan membuat daftar isian formulir, maka sudah cukup. Hasilnya, setiap isian dari formulir tersebut akan silih berganti sesuai dengan daftar yang telah dibuat.

    Untuk bekerja dengan mail merge, Kita memerlukan dua file dokumen, yaitu file dokumen induk (main dokumen) dan file sumber data (data source). Dokumen induk berisi format naskah dan sumber data berisi beberapa data surat.

    Untuk membuat mail merge langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.

1.    Buat dokumen induk terlebih dahulu (bisa berupa surat, blangko formulir, atau dokumen yang lain). Contoh: Membuat surat undangan pernikahan.

 

2.    Klik ribbon Mailings kemudian klik Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge Wizard

  

3.    Akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word anda.

4.    Pada Select document type pilih Letters kemudian klik Next pada bagian bawah untuk melanjutkan. Selanjutnya Pilih Use the current document kemudian klik Next.

         

5.    Pada pilihan select recipients, jika anda belum membuat daftarnya pilih saja Type a new list kemudian klik Create.

 

6.    Akan muncul jendela New Address list. Untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai dengan yang dibutuhkan.

a.    Klik Customize columns

b.    Pilih filed name kemudian klik tombol delete, sampai semua nama kolom terhapus.

 

c.    Untuk membuat field name baru klik Add kemudian beri nama sesuai dengan kebutuhan (seperti Undangan, Tempat, Nama, Alamat, dan Kota) yang tertera pada surat undangan. Tambahkan beberapa fild sesuai kebutuhan anda. Jika dirasa sudah cukup klik OK

 

d.    Lalu muncul jendela New address list. Masukkan data-data yang dibutuhkan sampai selesai, kemudian klik OK

e.    Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus kemudian klik delete. Untuk menambah entry baru klik pada new entry.

f.    Simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan kemudian klik Save.

g.    Muncul daftar list yang sudah siap untuk dimasukkan. Untuk memasukkan semua beri tanda centang pada kotak yang ada, atau bisa anda pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada dengan menghilangkan tanda centang pada list tersebut.

7.    Bila perlu lakukan proses penyuntingan data dan klik OK untuk mengakhiri proses pembuatan data

8.    Klik Next : Write your letter apabila Anda belum mambuat naskah sebagai dokumen induk surat. Pabila dokumen sedang aktif digunakan sebagai dokumen induk surat, maka Anda dapat mengklik tombol Close pada jendela task pane Mail Merge.

9.    Sampai disini kita akan memasukkan daftar field yang telah kita buat tadi untuk dimasukkan pada dokumen induk. Arahkan kursor pada tempat filed diletakkan. Misalkan ingin mengisi pada prihal undangan. 

 

10.    Pada pilihan write your letter, anda bisa juga mengklik More Items.

 

11.    Pada jendela yang muncul pilih nama filed sesuai dengan dokumen kemudian klik insert. Seperti contoh surat undangan pernikahan di bawah ini.

 

12.    Ulangi langkah diatas sampai data titik-titik dalam surat undangan diisi dengan field yang sesuai. Sehingga tampilannya akan seperti dibawah ini.

13.    kemudian klik Next: Preview your letters pada dialog write yorur letter untuk melihat hasil merge data. Klik tanda panah kekanan atau kekiri pada preview your letters untuk melihat hasil.

14.    Jika ingin melihat daftar list yang sudah dibuat sebelumnya untuk mengundang di acara pesta pernikahan yang telah dicontohkan, maka klik >> atau << pada kotak preview your letters.

15.     Atau klik tombol-tombol pada grup Preview Results dalam tab Mailings untuk menampilkan hasil penggabungan antara dokumen induk dengan file sumber data.

16.    Jika ada yang masih salah datanya bisa diubah datanya pada edit recipient list. Jika sudah cukup klik Next untuk complete the merger.

17.    Terdapat dua pada pilihan complete merger yaitu Print dan Edit individual letters. Jika anda pilih merger print, maka data merger akan langsung dicetak melalui printer. Jika dipilih Edit individual letters maka data akan ditampilkan pada beberapa halaman langsung di Ms Word. Silahkan pilih sesuai kebutuhan.